🔴👉 PODERES Ley 2213 de 2022 EVITAR INDEBIDA REPRESENTACIÓN del demandante o demandado ✅
Una de las dudas más frecuentes que se presenta, es como se debe realizar el otorgamiento y la aceptación de un poder especial con finalidad judicial, a través de medios electrónicos, como ya sabes es muy necesario hacerlo CORRECTAMENTE para evitar que se configure la excepción previa establecida en el numeral 4 del artículo 100 del Código General del Proceso, denominada como indebida representación del demandante o del demandado. Por este motivo en este video te voy a explicar paso a paso todo lo que necesitas saber para recibir u otorgar un poder especial con el cual se pretenda actuar en un proceso judicial.
Para iniciar repasemos el artículo quinto de la ley 2213 de 2022, el cual indica:
“Los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento.
En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.
Los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil, deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.”
Para iniciar, vamos a refrescar conocimiento sobre algunas definiciones, para lo cual, te sugiero ver el siguiente video donde te explico detalladamente que es un mensaje de datos y también te doy ejemplos, una vez termines de verlo puedes regresar a esta explicación y continuar; sin más preámbulo, presiona acá arriba para recordar la definición y clases de mensaje de datos.
Entonces, teniendo en cuenta la anterior definición, es claro que los mensajes de datos son el género del cual se deriva la especie conocida como documentos electrónicos, y con los cuales podemos otorgar poder especial con finalidad JUDICIAL, siempre que se cumpla con los 3 pilares de la seguridad de la información, los cuales dan validez jurídica a un mensaje de datos, estos son Originalidad, Integridad y Disponibilidad, los cuales te explicaré brevemente en este video.
Primero, Originalidad: Según el artículo 8 de la ley 527 del 99, la originalidad de un mensaje de datos se garantiza siempre que:
“a) Exista alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
Lo anterior quiere decir que el mensaje de datos se debe mantener INALTERADO desde su creación, por ejemplo, si utilizas, un correo electrónico o un documento PDF, una vez lo crees no puedes alterarlo, aunque te parezca algo imposible, no es nada difícil alterar un correo electrónico o un documento pdf, pronto explicaré cómo se puede hacer.
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Esto básicamente corresponde a la disponibilidad de la información, para que pueda ser consultada cuando se requiera a la persona que necesite conocer el poder que se busca otorgar o aceptar
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.”
El último inciso básicamente indica que la consecuencia jurídica por no mantener la originalidad de los mensajes de datos es la ineficacia de dicho poder, por lo que se configuraría la excepción previa de indebida representación.
Segundo, Integridad: la cual se encuentra contemplada en el artículo noveno de la ley 527 de 1999 de la siguiente manera:
“Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea INHERENTE al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.”
Aquí debo advertirte que en el mercado hay empresas que ofrecen servicios de correo electrónico certificado que NO saben cómo garantizar la autenticidad e integridad de un mensaje de datos, por lo que intentan ocultar su desconocimiento simulando el viejo sello de cotejo de los documentos físicos, con la adición de un logo, texto o un número y esta no es la forma correcta, pues altera el documento original y rompe con su integridad, ya que esto no es un proceso inherente a su transmisión y provoca que no produzca efectos jurídicos, así que si tu proveedor de correo electrónico añade cualquier cosa a tus documentos o mensajes, TE SUGIERO BUSCAR OTRO, que si sepa proporcionarte garantía de autenticidad e integridad SIN ALTERAR TUS DOCUMENTOS, escaneando con tu celular el código QR del video encontrarás el servicio que sugiero, el cual me parece el más seguro y completo del mercado, además te recomiendo suscribirte a este canal y presionar la campana para que te enteres cuando publique un video, en el cual te explicaré en detalle algunos errores que cometen 8 de cada 10 abogados con sus documentos electrónicos.
Tercero, Disponibilidad: la cual se encuentra incorporada en artículo 12 de la ley 527 de 1999, indicando:
“Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.”
Aunque el inciso segundo indica que: No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Recordemos que, en caso de controversia sobre un mensaje de datos, se debe conservar la información original, para lo cual deben estar disponibles en cualquier momento los archivos necesarios para realizar un dictamen pericial, pues de otra forma no existiría certeza probatoria por falta de elementos de prueba, que permitan verificar la autenticidad e integridad de un mensaje de datos o documento electrónico.
Hasta ahora hemos desglosado la primera frase del artículo quinto de la ley 2213 de 2022, que dice “[…] Los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos […]” para lo cual explicamos que clases de mensajes de datos hay, los requisitos de deben cumplir los mensajes de datos para mantener validez jurídica y probatoria, ahora pasemos a los elementos vinculantes del otorgante y el aceptante del poder, el cual se puede conferir:
“[…] sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento.”
Esto quiere decir que lo único que necesita el poder especial conferido por mensaje de datos es el nombre del otorgante escrito en el texto que conforma el mensaje de datos, lo que se conoce como antefirma, por ejemplo:
Otorgante,
Ana María Silva Rico
C.C. No. 1.234.567.890
Aclaro, el poder especial con finalidad judicial:
- No requiere firma manuscrita.
- No requiere firma escaneada.
- No requiere firma digital.
- No requiere firma electrónica.
- Tampoco requiere autenticación o nota de presentación personal en notaría.
Sin embargo, en caso que el poder que se va a otorgar NO TENGA FINALIDAD JUDICIAL se debe conferir de la forma habitual, ante notaría, mediante nota de presentación personal y biometría.
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El segundo inciso del artículo quinto de la ley 2213 de 2022, indica que:
“En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.”
Es decir, que en el mensaje de datos por el cual se confiere el poder, se debe especificar el correo electrónico del profesional del derecho a quien se le está confiriendo la representación judicial, y dicho correo electrónico debe coincidir con el registrado en el SIRNA – Sistema de Información del Registro Nacional de Abogados. Por ejemplo, mi correo electrónico corporativo es oscar.cepeda@projuridica.com.co pero este no es el que tengo registrado en el SIRNA, entonces el poder que se me quiera conferir debe especificar el correo electrónico que allí esté registrado, no el que más use, ya que los funcionarios judiciales tienen el deber de verificar en el Registro Nacional de abogados para validar el correo del aceptante del poder.
Aun no se entiende cual es la finalidad de especificar el correo del abogado incluido en el Registro Nacional de Abogados, posiblemente para remitir eventuales quejas disciplinarias, porque a la fecha aún no existe norma que exija a un litigante realizar las actuaciones exclusivamente desde correo electrónico incluido en el SIRNA, por lo que solo basta con informar al Despacho otra dirección de correo electrónico para que puedas utilizarla al realizar actuaciones o se recibir notificaciones.
Por fin llegamos al inciso tercero del artículo quinto de la ley 2213 de 2022, el cual aplica exclusivamente para personas jurídicas, así:
“Los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil, deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.”
Cuando se constituye una empresa se deben aportar ciertos datos de contacto que se incluyen en el registro mercantil, por ejemplo, teléfono, dirección física y correo electrónico para notificaciones judiciales, entonces, si quien te va a conferir poder es una sociedad comercial, se debe enviar dicho mensaje de datos desde el correo que aparezca en el Certificado de Existencia y Representación legal, por ejemplo:
Si tuviera registrado en el registro mercantil el correo electrónico gerencia@tuempresa.com desde este correo se debe enviar el mensaje de datos al abogado otorgándole la representación judicial de la empresa el cual llevará la antefirma del o la representante legal de la compañía.
Ahora de indicaré el paso a paso, para otorgar un poder especial con finalidad judicial a través de mensaje de datos:
- Identificar plenamente al otorgante del poder especial, nombre completo, número de identificación y todos sus generales de ley.
- Redactar el mensaje de datos especificando el tipo de proceso que se va a iniciar y contra quienes se va a incoar.
- Identificar al profesional del derecho a quien se le confiere dicho poder y que asumirá tu representación en el proceso judicial, se debe indicar expresamente el número de identificación, número de tarjeta profesional y sobre todo el correo electrónico registrado en el Registro Nacional de Abogados.
- Especificar las facultades que se le confieren al abogado, es decir, si podrá tranzar, recibir dinero u otros elementos, y demás especificaciones de lo que puede o no puede hacer el profesional del derecho.
- Para aceptar un poder especial no requieres adicionar firma digital o electrónica, tampoco la adición de antefirma, ni mucho menos la aceptación expresa en un documento separado, basta solo el uso de dicho poder, por ejemplo, actuar en representación de tu poderdante para que sea claro que el poder ha sido aceptado.
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